Als Digitalisierungsbeauftragte plane ich die Digitalisierung der Arbeitsabläufe, um die Effizienz zu steigern und die Organisation auf dem Weg in die digitale Zukunft zu begleiten. 

Diese Aufgabenstellung erfordert eine enge Zusammenarbeit mit allen Abteilungen, um sicherzustellen, dass alle relevanten Anforderungen erfüllt werden und die Digitalisierung sowohl effizient als auch nachhaltig umgesetzt wird. Dazu gehört insbesondere auch die Schulung der Mitarbeitenden im Umgang mit den neuen digitalen Tools.

Der Fokus liegt auf der Einführung und der Implementierung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems (DMS) im Ev.-Luth. Kirchenkreis Lübeck Lauenburg mit den folgenden Hauptfunktionen und vielen Vorteilen:

Dokumentenverwaltung und -archivierung

• Ermöglicht die zentrale Speicherung und Archivierung von Dokumenten, unabhängig vom Dokumententyp (z. B. Rechnungen, Verträge, E-Mails, technische Dokumente).
• Das System unterstützt eine revisionssichere Archivierung, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden

Workflow- und Prozessautomatisierung

• Ein DMS bietet Funktionen zur Automatisierung von Arbeitsabläufen, z. B. für Freigabeprozesse, Rechnungsprüfungen und Vertragsgenehmigungen.
• Workflow-Tools ermöglichen es, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und die Durchlaufzeiten zu verkürzen.Ein DMS bietet Funktionen zur Automatisierung von Arbeitsabläufen, z. B. für Freigabeprozesse, Rechnungsprüfungen und Vertragsgenehmigungen.

Integrierte Suche und Dokumentenfindung

• Dank einer leistungsfähigen Suchfunktion kann man schnell auf relevante Dokumente zugreifen. Die Suche unterstützt Volltext- und Metadatensuchen, was die Produktivität steigert.
• Durch Filter und Sortiermöglichkeiten können Dokumente schnell und effizient gefunden werden.

Integration in bestehende Systeme

• Ein DMS lässt sich in ERP-, CRM- und andere Geschäftssysteme integrieren, wie auch in Microsoft Dynamics. So können Benutzer Dokumente direkt aus ihrer gewohnten Umgebung heraus verwalten.

• Die Lösung ist auch mit Microsoft Office und Outlook integrierbar, sodass Dokumente und E-Mails einfach archiviert werden können.

Mobiler Zugriff und Cloud-Optionen

• Der Zugriff auf das DMS über mobile Geräte und Cloud-Optionen wird angedacht, damit die Flexibilität und den ortsunabhängigen Zugriff erhöht werden kann.

Revisionssicherheit und Compliance

• Ein DMS unterstützt uns dabei, gesetzliche Anforderungen und Compliance-Standards (z. B. DSGVO, GoBD) einzuhalten, indem es eine manipulationssichere Archivierung bietet.

Kontakt

Ricarda Ries
Digitalisierungsbeauftragte | rries@kirche-ll.de | 0176/ 19 79 02 02